La gestione della sala riunioni

La gestione della sala riunioni

La Sala Riunioni è una delle parti più importanti di un ufficio perché rappresenta il punto dove riunirsi con le persone più fidate per discutere e prendere decisioni, per incontrare professionisti e clienti o anche per ospitare meeting e convegni.

Avere la domotica al proprio servizio permette di ottimizzare le risorse, riuscendo a soddisfare esigenze di praticità e permettendo un uso degli strumenti integrato, oltre ad assicurare un grado elevato di sicurezza e di risparmio energetico.

E’ soprattutto nell’organizzazione della sala riunioni che un sistema domotico, raggiunge la sua perfezione, permettendo di gestire l’accensione di schermi televisivi, videoproiettori, computer, sistemi di videoconferenza, fino al controllo delle luci e dei tendaggi motorizzati, con la creazione di singoli scenari già impostati. Tutto questo da un solo dipositivo, che sia un tablet touch, uno smartphone o con un semplice telecomando.

Immaginiamo per un attimo la preparazione di un meeting eseguita da parte dello staff del professionista, al fine di garantire uno svolgimento normale della riunione, evitando le più classiche perdite di tempo causate dal mancato funzionamento o dalla configurazione non corretta di alcuni apparecchi. La tecnologia vola e i sistemi operativi si evolvono permettendo un sempre maggior potenziale di utilizzo a scapito però, di un continuo aggiornamento dei software che molte volte diventa incompatibile tra sistemi.

La preparazione del meeting potrebbe constare nel controllo del videoproiettore, nell’accensione del sistema e nel collegamento con il server o con il personal computer presente nella Sala Riunioni, nella verifica della funzionalità della videoconferenza, nell’accensione di eventuali tablet a disposizione dei partecipanti.

In secondo luogo già durante il meeting, la Sala Riunioni merita una attenzione particolare. Il relatore o il suo assistente dovranno premunirsi di verificare, dopo l’accensione e il riscaldamento del videoproiettore, il collegamento con il notebook, la ricerca di un eventuale documento Office, lo spegnimento delle luci, l’oscuramento manuale delle finestre con la movimentazione delle tende.

Al coffe break si vedrebbe ancora la stessa scena: nuova accensione delle luci, apertura delle tende, messa in stand by del videoproiettore, discesa del telo motorizzato, e così via. Un tempo magari breve che moltiplicato per le azioni svolte significa perdere tempo e rubarlo magari al question time.

Perché allora non lasciare alla domotica la gestione della Sala Riunioni?

Automatizzare la Sala Riunioni permette di eliminare tutte quelle attività manuali e di attivarle con un semplice algoritmo che riassume tutte le azioni che oggi l’uomo compie manualmente.

Immaginiamo ora la Sala Riunioni con i partecipanti preparati per il meeting, il relatore che attraverso la propria interfaccia accende il videoproiettore; questo ha un tempo medio di accensione e di riscaldamento pari a 30 secondi, passati i quali automaticamente le tende si chiudono e le luci si abbassano, con il documento già caricato sul sistema. Immaginiamo ancora che il coffe break interrompa la riunione: con un semplice tasto tutto è come prima: videoproiettore in stand-by, luci accese, tende aperte, macchina del caffè pronta all’uso. 

Fantasia? No, semplicemente programmazione e gestione degli scenari.

Siete voi a decidere cosa gestire e come e ancora voi a determinare una miriade di scenari limitati solo dalla immaginazione. Non solo; l’automazione e l’integrazione dei sistemi, uniti ad una programmazione nel sistema operativo di interfaccia, permette di avere un solo telecomando per gestire tutto ciò di cui sopra, dal videoproiettore alla tenda, dalla luce al climatizzatore.
Basta con i tavolini dove erano allineati sette telecomandi, uno per ogni apparecchio. Ora basta un tablet touch!

Inoltre, in presenza di più Sale Riunioni, esiste la possibilità di condividere ad esempio la videoconferenza attraverso i sistemi audio video. Pensiamo alla impossibilità di utilizzare la videoconferenza solo perché la Sala Riunioni dove si trova è già occupata, pur essendo inattiva. Domani sarà semplicemente possibile; basterà solo acquistare e gestire una normale video camera e la videoconferenza potrà essere usata in altre Sale Riunioni.

Per finire il controllo remoto; ora non sarà più necessario recarsi presso la Sala Riunioni per permettere la gestione dei sistemi. L’assistente o la segretaria, dopo aver impostato lo scenario guest, permetteranno all’ospite di accedere alla Sala Riunioni aprendo la porta motorizzata, accenderanno il WiFi con accesso limitato, accenderanno una musica di sottofondo o faranno partire un video promozionale, impendendo eventualmente l’apertura delle finestre, lo spegnimento delle luci o la modifica del clima, spegnendo tutto all’uscita dell’ospite dalla Sala Riunioni. 

Un risparmio di tempo ma anche energetico.